Informationen zur Datenverarbeitung

für die Nutzung der Webseite https://www.klug-personal.de
im Hinblick auf Recruitingverfahren Stand: 10.06.2018

Sie nutzen ein elektronisches System zur Bewerbererfassung und -verwaltung, welches es uns ermöglicht Ihnen zielgerichtet geeignete berufliche Aufgaben anzubieten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU (DS Anpassungs UG EU). Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den gewünschten bzw. vereinbarten Leistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.


1. Verantwortlicher


Verantwortlich für die Datenverarbeitungen auf dieser Webseite ist im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG (im Folgenden „Klug GmbH & Co. KG“)
vertreten durch die Geschäftsführerin Nicole Klug
Chausseestraße 103
10115 Berlin, Germany

Tel.: +49 (0)30 847 10 86 0
E-Mail: buero@klug-personal.de


2. Gegenstand des Datenschutzes


Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ggf. aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie Ihre Lebenslaufdaten.


3. Umfang und Zweck der Datenerhebung und -speicherung


Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite (Ziffer 4), der Kunden- und Interessentendatenverarbeitung (Ziffer 5) sowie im Rahmen von Recruitingverfahren (Ziffer 6) bei der Klug GmbH & Co. KG auf.


4. Datenverarbeitung im Rahmen der Webseitennutzung


Die Nutzung dieser Webseite ist im Grundsatz ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich. Eine Ausnahme stellt die IP-Adresse dar. Diese benötigen wir zwingend kurzfristig (bitte lesen Sie dazu Ziffer 4.1).

4.1. Zu IP-Adressen
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem die Webseite gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen die Webseite schließlich nutzen – angepingt. Um die Daten zu liefern, muss der Webserver die IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert.
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:

- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- Website, von der die Anforderung kommt
- Browser
- Betriebssystem und dessen Oberfläche
- Sprache und Version der Browsersoftware
- Das Land aus dem der Besucher kommt

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da wir Ihre IP-Adresse benötigen, um Ihnen überhaupt die Webseite und die darin enthaltenen Informationen übermitteln zu können.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Falls Sie sich fragen, warum wir das hier alles überhaupt erläutern: Die IP-Adresse gilt nach inzwischen überwiegender Rechtsauffassung als personenbezogenes Datum. Seit dem 25.05.2018 wird dies auch gesetzlich durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechend definiert. Und wenn die IP-Adresse als personenbezogenes Datum qualifiziert wird, dann müssen wir darüber aufklären, dass wir diese zu dem Zweck, dass Sie die Webseite überhaupt nutzen können, kurzfristig verarbeiten.


4.2. Cookies
Unsere Webeseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

(1) Spracheinstellungen
(2) Log-In-Informationen

Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen.

Auf diese Weise können folgende Daten übermittelt werden:

(1) Eingegebene Suchbegriffe
(2) Häufigkeit von Seitenaufrufen
(3) Inanspruchnahme von Website-Funktionen


Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzer werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert.

Beim Aufruf unserer Website werden die Nutzer durch einen Infobanner über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Es erfolgt in diesem Zusammenhang auch ein Hinweis darauf, wie die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen unterbunden werden kann.

Beim Aufruf unserer Website wird der Nutzer über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und seine Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten eingeholt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:
(1) Übernahme von Spracheinstellungen
(2) Merken von Suchbegriffen

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Die Übermittlung von Flash-Cookies lässt sich nicht über die Einstellungen des Browsers, jedoch durch Änderungen der Einstellung des Flash Players unterbinden.

Einzelne Analysedienste
Diese Website verwendet Piwik, dabei handelt es sich um einen sogenannten Webanalysedienst. Piwik verwendet sog. „Cookies“, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die unsererseits eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können.
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Piwik keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.
Widerspruch:



Einsatz von Universal Analytics (Google Analytics)
Auf unserer Webseite ist der Trackingdienst Universal Analytics (vormals: Google Analytics) eingebunden. Über die Einbindung und Funktionsweise dieses Dienstes klären wir im Folgenden auf. Universal Analytics ist ein Webanalysedienst der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States (künftig: Google), mit dessen Hilfe die Interaktion der Besucher mit der Online-Plattform analysiert und somit die Online-Plattform weiter verbessert werden kann. Hierzu wird von Google ein Cookie gesetzt (Textdateien, die auf dem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch den Nutzer ermöglichen). Dieser Cookie verarbeitet die folgenden Daten:

- Browser-Typ,
- verwendetes Betriebssystem,
- die IP-Adresse (gekürzt)

- Uhrzeit der Serveranfrage

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Allerdings haben wir die IP-Anonymisierung auf unserer Online-Plattform aktiviert. Aufgrund dessen wird die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum von Google vor der Übertragung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Google die oben genannten Informationen benutzen, um die Nutzung der Webseite auszuwerten und um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen. Die im Rahmen von Universal Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.



Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 I f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, das grundsätzliche Nutzungsverhalten auf der Webseite nachvollziehen zu können, um die Angebote auf der Webseite dem Nutzungsverhalten entsprechend optimieren und so das eigene unternehmerische Geschäft stärken zu können. Ein entgegenstehendes berechtigtes und überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass mittels des UA-Cookies der Browser-Typ, das verwendetes Betriebssystem, die IP-Adresse (gekürzt) sowie die Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet werden, ist nicht ersichtlich. Wir können die Daten selbst nicht zu konkreten Personen in eine Beziehung setzen.



Google ist uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet.

Sie können die Speicherung der Cookies von Universal Analytics (Google Analytics) (wie auch von anderen Cookies) durch eine entsprechende grundsätzliche Einstellung der Browser-Software verhindern (unter „Einstellungen“ bei den meisten Browsern zu finden); es ist allerdings erneut darauf hinzuweisen, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich nutzen können.

Darüber hinaus können Sie die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf die Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. der IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-PlugIn herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.



Wenn Sie die Seite über ein Tablet oder ein Mobiltelefon nutzen und die Erfassung der Besuche auf dieser Webseite von Universal Analytics zukünftig verhindern möchten, dann klicken Sie bitte diesen Link. Durch das Klicken des Links wird ein Opt-Out-Cookie im mobilen Browser hinterlegt. Wird dieser Cookie gelöscht, muss der Link erneut geklickt werden.


5. Datenverarbeitung bei Kunden- und Interessentenanfragen über die Webseite


Wenn Sie mit uns als Kunde oder als Interessent Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen.

5.1. Kontaktaufnahme via Kontaktformular für Unternehmer
Möchten Sie als Interessent mit uns über das Kontaktformular in Verbindung treten, dann geben Sie die folgenden personenbezogenen Daten in das Kontaktformular ein:
- Vor- und Zuname
- E-Mail-Adresse
- Telefon-/ bzw. Faxnummer
- Ihr Anliegen (ggf. Ihre gesuchten Qualifikationen)
- ggf. angehängte Dokumente (z.B. Anforderungsprofile)

Diese Daten werden ausschließlich genutzt, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und um anschließend auf Sie zurückkommen zu können.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist hier Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da wir schließlich nicht auf Sie und Ihr geschildertes Anliegen zurückkommen könnten, wenn wir von Ihnen keine personenbezogenen Kontaktdaten erhielten.

5.2. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns als Kunde oder Interessent per E-Mail kontaktieren, dann müssen Sie uns mindestens die folgenden personenbezogenen Daten hinterlassen bzw. an uns übermitteln:
- E-Mail-Adresse
- Vor- und Zuname
- ggf. Telefonnummer
- Ihr Anliegen

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist hier ebenfalls Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da wir schließlich nicht auf Sie und Ihr geschildertes Anliegen zurückkommen könnten, wenn wir von Ihnen keine personenbezogenen Kontaktdaten erhielten.


6. Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren


Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie deren Nutzung und über den Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren auf.

6.1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren
Bei einer Datenverarbeitung zum Zweck der Arbeitnehmerüberlassung („Zeitarbeit“) ist die Klug GmbH & Co. KG als Arbeitgeber der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Bei einer Datenverarbeitung zum Zwecke der Personalvermittlung ist Verantwortlicher der Datenverarbeitung der jeweils beauftragende Kunde, der Klug GmbH & Co. KG mit der Besetzung einer Stelle beauftragt hat. Die Klug GmbH & Co. KG übernimmt die Personalgewinnung und –vermittlung für den Kunden im Auftrag und ist dem Kunden über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Der Verantwortliche (Auftraggeber der Personalvermittlung, potentieller zukünftiger Arbeitgeber) wird dem Betroffenen vor Übermittlung der personenbezogenen Daten genannt und das Einverständnis zur Übermittlung eingeholt.

6.2. Verarbeitung von Bewerberdaten zum Zweck der Personalvermittlung und der Arbeitnehmerüberlassung
Die Klug GmbH & CO. KG ist ein Dienstleister für Personalvermittlungen und Arbeitnehmerüberlassungen. Wenn Sie sich auf eine Stellenausschreibung bewerben, verarbeiten wir die Bewerberdaten, die Sie uns als Bewerber über die folgenden Wege zusenden:
- per Kontaktformular
- per E-Mail
- per Post

Dabei verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien von Ihnen:
- Vor- und Zuname
- Postanschrift
- E-Mail-Adresse(n)
- Telefonnummer(n)
- Vom Bewerber zugesandte Daten zur beruflichen Qualifikation wie
-- Lebenslaufdaten (oft einschl. Bewerbungsfoto)
-- Zeugnisse
-- Nachweise zu Berufs- und Studienabschlüsse sowie sonstige Qualifikationen
-- Arbeitszeugnisse
-- Referenzen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt sowohl im Auftrag eines Kunden im Rahmen der Personalvermittlung sowie zu unserer eigenen Personalsuche. Die einschlägige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Neu), da die Bewerbungen zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgt. Als Auftragnehmer ist die Klug GmbH & Co. KG ihren Kunden im Rahmen der Personalvermittlung über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet.

Ergibt sich im Bewerbungsverfahren keine Passung, übernehmen wir Sie – sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben – in den „Talentpool“ der Klug GmbH & Co. KG, damit wir in Zukunft mit interessanten Karriereperspektiven an Sie herantreten dürfen.

6.3. Verarbeitung von Kandidatendaten zum Zweck des aktiven Rekrutierens für die Direktvermittlung und für die Arbeitnehmerüberlassung (Sourcingverfahren)
Zur Personalgewinnung betreibt die Klug GmbH & Co. KG auch aktive Rekrutierungen (sog. „Sourcingverfahren“), d.h. wir suchen aktiv in sozialen Netzwerken, in Foren oder an sonst allgemein zugänglichen Orten insbesondere online nach potentiellen Kandidaten.
Im Rahmen dieser Sourcingverfahren verarbeitet die Klug GmbH & Co. KG die offensichtlich öffentlich gemachten Daten wie
- Vor- und Zuname
- Daten zur beruflichen Qualifikation
- E-Mail-Adresse(n)
- Social Media Profile
- ggf. Telefonnummer(n)

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten von potentiellen Kandidaten einer Personalvermittlung, die die Kandidaten selbst offensichtlich öffentlich gemacht haben, zu Zwecken der Personalgewinnung zu verarbeiten. Ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse der Kandidaten, dass diese Daten nicht durch die Klug GmbH & Co. KG zu diesen Zwecken erhoben wurden, ist nicht ersichtlich, da ausschließlich durch die Betroffenen selbst öffentlich gemachte Daten, welche der Sozialsphäre zuzuordnen sind, verarbeitet und zudem nur über den hier in den Löschfristen benannten Zeitraum (8 Monate, vgl. Ziffer 8.3) aufbewahrt werden.

Eine längere Verarbeitung der Daten erfolgt nur dann, wenn hierfür eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt wurde.

Von einer Benachrichtigung derjenigen Kandidaten, deren Daten im Rahmen eines aktiven Rekrutierungsverfahrens zu Zwecken der Anlage des Talentpools verarbeitet, aber welche schlussendlich nicht im Hinblick auf die in Rede stehende Stelle angesprochen und deren Daten nach Ziffer 8 nach acht Monaten gelöscht werden, wird aufgrund der Unverhältnismäßigkeit des damit verbundenen Aufwandes gemäß Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO abgesehen und gleichsam nach Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO an dieser Stelle über die vorgenommene Datenverarbeitung informiert.


7. Zweckgebundene Datenverwendung, Empfänger der Daten, Weitergabe der Daten


Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung. Sämtliche vorgenannten Daten erheben, speichern und verwenden wir nur zu den bereits genannten Zwecken.

Neben den Verantwortlichen (vgl. Ziffer 1) sind unsere Dienstleister IT-Risch und Landwehr Computer und Software GmbH sowie unser Hosting-Anbieter 1&1 Internet SE Empfänger Ihrer Daten. Mit diesen Dienstleistern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, sodass die Dienstleister Daten allein nach unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle verarbeiten.

Für Online-Bewerbungen auf unserer Website und unserer Stellenbörse nutzen wir „persy“, ein web-basiertes Tool zur Bewerbererfassung und -verwaltung auf der Website unseres Dienstleisters der GermanPersonnel e-search GmbH, mit der wir ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben.

Die Klug GmbH & Co. KG wird personenbezogene Daten nur an Dritte weitergeben soweit der Bewerber hierzu ausdrücklich eingewilligt hat oder eine rechtliche Verpflichtung hierzu besteht. Die Klug GmbH & Co. KG benutzt zu den vorgenannten Zwecken ebenfalls den Dienstleister GermanPersonnel, insbesondere dessen elektronisches Recruiting Tools „persy“ (Stellenanzeigenerstellung- und verwaltung sowie Bewerberverwaltung), das den entsprechenden datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegt.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen konkreten Auftraggeber erfolgt nicht ohne Ihr Einverständnis, um Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.

Neben den Verantwortlichen der Webseite sind die oben angegebenen Auftragsverarbeiter Empfänger Ihrer Daten. Diese Empfänger sind uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet. Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.

Dem Bewerber ist es nicht gestattet, fremde Daten aus dem Bewerbererfassungs- und Verwaltungssystem/Jobbörse von Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG an Dritte weiterzugeben. Für den Fall der Zuwiderhandlung ist die Klug GmbH & Co. KG berechtigt, den Bewerber unverzüglich zu sperren. Die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches bleibt davon unberührt.


8. Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten



8.1. Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung nach Ziffer 4
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles werden diese nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Daten, die wir ihm Rahmen des Nutzungsprofils von Universal Analytics (Google Analytics) erheben, werden automatisch nach 12 Monaten gelöscht.

8.2. Löschfristen bei Kunden- und Interessentendaten nach Ziffer 5
Kundendaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.

Interessentendaten werden vier Jahren nach einem letzten Kontaktpunkt gelöscht, soweit keine handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 257 HGB eingehalten werden müssen. In dem Fall werden die Daten in der Verwendung gemäß Art. 18 DSGVO auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt und nach Ablauf der o.g. Fristen gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.

8.3. Löschfristen im Rahmen von Recruitingverfahren nach Ziffer 6
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerberdaten derjenigen, die zur Besetzung der vermittelten Stelle abgelehnt wurden, erst nach Ablauf von 8 Monaten nach der Besetzung (Beschäftigungsantritt) der vermittelten Stelle gelöscht. Hintergrund für diesen Zeitraum ist, dass die Probezeit regelmäßig sechs Monate beträgt. Sollte das neu begründete Arbeitsverhältnis binnen dieses Zeitraums wieder beendet werden, so soll die Möglichkeit bestehen, wieder auf die weiteren Bewerber zur erneuten Personalvermittlung zurückkommen zu können.

Kandidatendaten aus Sourcingverfahren werden, soweit keine Einwilligung der Betroffenen zu einer weiteren Verarbeitung eingeholt wird, 8 Monate nach Beginn des Sourcingprozesses gelöscht.

Haben Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool von Klug erklärt, speichern wir Ihre Daten für drei Jahre ab Erteilung Ihrer Einwilligung. Gegebenenfalls kommen wir vor Ablauf dieser drei Jahre erneut auf Sie zu und bitten Sie erneut um eine Einwilligung. Erteilen Sie diese nicht, werden die Daten nach Ablauf der drei Jahre gelöscht. Unabhängig von der Erteilung der Einwilligung stehen Ihnen selbst verständlich die Rechte nach Ziffer 9 zu.


9. Betroffenenrechte (u.a. Auskunfts-, Widerrufs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte)


Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte gegenüber der Klug GmbH & Co. KG als Verantwortlichen:

Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten - geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.

Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

In dem Fall der Personalvermittlung, in dem wir als Auftragnehmer tätig sind, werden wir Ihr Begehren unverzüglich an den jeweiligen Verantwortlichen weiterleiten.

Wenden Sie sich bei Fragestellungen jederzeit unter buero@klug-personal.de an uns.


10. Datenschutzbeauftragter


Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG

Datenschutzbeauftragter

Chausseestraße 103
10115 Berlin
E-Mail: buero@klug-personal.de